Digitale transformatie met Microsoft 365 voor basketbalclubs

Geschreven door Basketbal Vlaanderen in Clubondersteuning op

Digitale transformatie met Microsoft 365 voor basketbalclubs

Heb je soms moeilijkheden om te communiceren met je collega-bestuursleden? Vind je geen manier om je vrijwilligers te bereiken? Krijg je de coaches niet op regelmatige basis samen rond de tafel? Zijn er moeilijkheden voor het opslaan en verspreiden van documenten? Dit zijn veelvoorkomende problemen binnen een vereniging of club en deze zijn gemakkelijk op te lossen via het Microsoft 365 platform.

Clubwerking

De transparantie en informatievoorziening binnen een club is vaak niet optimaal. Dit wordt voornamelijk toegeschreven aan het feit dat de clubs draaien op vrijwilligers, ook op vlak van IT. Maar al te vaak versturen bestuursleden de verslagen van de vergaderingen door via e-mail. Wat gebeurt er nadien met het document? Meestal niets. Bij dit voorbeeld kunnen zich verschillende problemen voordoen. Zo kan een bestuurslid bijvoorbeeld veel tijd (en tijd is vaak een issue binnen een organisatie met vrijwilligers) verliezen met het zoeken naar de to do’s of actiepunten voor de volgende vergadering. Wanneer de structuur binnen de organisatie op lange termijn wijzigt, is men ook alle informatie op deze manier kwijt. Daarom is het belangrijk dat een club een samenwerkingsplatform ter beschikking heeft voor het opslaan en uitwisselen van documenten, zodat de documenten binnen de vereniging blijven en niet slechts toegewezen worden aan individuen. We kunnen dit alles uiteraard ook doortrekken naar het sportieve luik, bijvoorbeeld voor het delen van de leerlijn binnen de jeugdwerking van de club en de kennisbank aan oefenstof voor coaches. Er is dus nood aan digitalisering en automatisering!

Non-profit

Op vlak van transparantie en samenwerking kunnen we een non-profit organisatie vergelijken met het bedrijfsleven. Een vereniging is een bedrijf waarin de werknemers, vrijwilligers zijn en waarin winst maken geen doel op zich is. Wanneer we zeggen dat Microsoft 365 veel gebruikt wordt als samenwerkingsplatform binnen bedrijven, dan rinkelt meteen de vraag: “is hier wel budget voor binnen een VZW?!”. Het is heel simpel. Wanneer je kan aantonen dat je zonder winstoogmerk werkt (daaraan toegevoegd nog enkele extra voorwaarden), dan kan je gebruik maken van een voordelig en betaalbaar tarief voor deze dienstverlening en in sommige gevallen is dit zelfs volledig gratis!

Ga naar de voorwaarden

Wat is Office 365?

Office 365, als onderdeel van Microsoft 365, is een set aan hulpprogramma’s die zorgen voor een productievere en efficiëntere samenwerking in een team. Het is een manier om medewerkers en vrijwilligers mogelijkheden te bieden om van op afstand te kunnen samen werken. Het is een abonnement waarbij je apps van Microsoft kan downloaden op je pc, Mac en mobiele apparaten. Zo kan een vrijwilliger op elke locatie werken binnen uw organisatie.
De mogelijkheden zijn natuurlijk afhankelijk van welk soort abonnement je kiest. De teamleden beschikken bij een basisabonnement al over verschillende tools, zoals een persoonlijke e-mail, functies voor het online bewerken en opslaan van documenten, video vergaderen, chatberichten en een Yammer-site (het sociale netwerk binnen de club). Uiteraard voorziet Office 365 ook een samenwerkingsplatform met onlineopslag zodat alle leden van je team altijd en overal toegang hebben tot de gedeelde documenten.

Microsoft Teams

Teams is dé samenwerkingstool van Office 365. Deze applicatie is het communicatieplatform bij uitstek waardoor alle werkende leden binnen uw club op de hoogte kunnen blijven en samen kunnen werken voor de club van op afstand. Het zorgt ervoor dat je kan communiceren op verschillende manieren, via de chatfunctie of een videocall, en dit met eender wie je wilt en opgedeeld in bepaalde kanalen. Een kanaal is een benaming voor een bepaald onderwerp waarbinnen je werkt in je team. Het werk wordt alleen maar efficiënter aangezien je kan samenwerken met specifieke personen of met afgelijnde groepen of teams (bvb. werkgroepen van vrijwilligers gelinkt aan je bestuursleden, coaches hoge ringen vs. lage ringen, sportieve coördinatoren, etc.). In deze teams kan je naast de communicatietool uiteraard ook bestanden delen, bewerken en opslaan waardoor je op hetzelfde moment aan hetzelfde topic kan werken. Tot slot kan de tool ook gebruikt worden voor het integreren van een gedeelde agenda binnen uw club. Privé-afspraken kunnen onderscheiden worden van de clubplanning die transparant mag zijn voor elke gebruiker of voor je team. In de tool ‘agenda’ kunnen dan ook uitnodigingen verstuurd worden voor online meetings of zelfs webinars.

Videotraining voor Microsoft Teams

Voorwaarden

Voor het verkrijgen van een Microsoft 365 pakket, aan de voorwaarden van een non-profit organisatie, moet jouw organisatie aan bepaalde vereisten voldoen. Uw organisatie moet erkend zijn in België als een liefdadigheidsorganisatie en moet zonder winstoogmerk werken. Je moet de missie hebben om een bredere gemeenschap te helpen. Uw organisatie moet daarnaast ook akkoord gaan met het anti-discriminatiebeleid  van Microsoft en er mogen alleen licenties toegewezen worden aan medewerkers die in aanmerking komen. Dit wil zeggen dat de licenties enkel mogen gebruikt worden binnen uw organisatie en dat ze niet mogen toegewezen worden aan een partner, gelieerde onderneming of zusterorganisatie.

Pakketten

Microsoft geeft jou als non-profit organisatie de keuze uit verschillende abonnementen. Elk pakket omvat de volgende 4 diensten:

  • Een gegarandeerde beschikbaarheid van 99,99% via een SLA (Service Level Agreement) met financiële garantie
  • IT-ondersteuning via internet en 24/7 telefonische ondersteuning voor kritieke problemen
  • Active Directory-integratie voor eenvoudig beheer van gebruikersreferenties en -machtigingen
  • Geavanceerde gegevensbeveiliging

Welk abonnement voor uw organisatie geschikt is, hangt af van de grootte van jouw club en de doelstelling van het gebruik van Office 365. Microsoft biedt zes abonnementen aan. De voornaamste abonnementen voor clubs in Vlaanderen lijken ons het Microsoft Business Basic,  Business Standard of het Business Premium pakket te zijn.

Abonnementen en prijzen bekijken

De prijzen zijn uiteraard oplopend op basis van services, maar voor een bepaald aantal gebruikers gratis. Het belangrijkste verschil in de pakketten zit in de applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, etc. In het Business Basic abonnement zijn dit webapplicaties. Vanaf het Business Standard pakket zijn dit downloadbare apps. Het verschil met het Business Premium abonnement ligt vooral in de beveiligingsservices.

In elk abonnement zit een zakelijke e-mail, agenda en contactpersonenopslag met een Postvak IN van 50 GB. Bestanden opslaan en delen in OneDrive kan tot 1 TB. Er is een onbeperkte mogelijkheid voor onlinevergaderingen, chatberichten en audio- of videowebvergaderingen. Daarnaast zijn er nog heel veel mogelijkheden en services binnen deze abonnementen, maar de kunst is om niet te enthousiast te werk te gaan en laagdrempelig te beginnen. Je vrijwilligers mogen niet overstelpt worden met informatie, want dan zal het moeilijk worden om iedereen mee te krijgen in deze digitale transformatie. Je kan de functionaliteit van deze diensten opbouwen in de loop van de tijd. Voorzie zeker tijd om je vrijwilligers de mogelijkheden uit te leggen en bereid goed voor hoe je te werk gaat gaan binnen je organisatie met dit pakket van mogelijkheden. Een eerste stap is alvast een (internet)domeinnaam koppelen aan het Office 365 account zodat iedereen zijn eigen inlognaam heeft.

Wat is Microsoft 365 Business Premium?

Meer info over Microsoft 365 voor de non-profit sector vind je hier.