Omdat de clubs (en dan voornamelijk de secretaris) jaarlijks met een heel pak deadlines zit die hij in de gaten moet houden, hebben we deze overzichtelijke administratieve tijdlijn voor clubs opgesteld. Zo kan het overzicht bewaard worden op vlak van deadlines. Deze tijdlijn werd ook verwerkt in de 'handleiding voor de secretaris'. 

Klik hier voor de volledige tijdlijn in presentatievorm. 

Manual voor de secretaris

Bovenstaande tijdlijn werd verwerkt in de presentatie 'handleiding voor de secretaris', die op de startvergaderingen in de vijf provincies werd voorgesteld. Hierin komen onder andere ook nog verschillende clubondersteunende initiatieven aan bod. 

Download hier de presentatie

Belangrijkste Deadlines Administratieve Tijdlijn:

  • 1 februari : Startperiode voor het indienen van fusiedossiers voor clubs. Clubs die zich wensen te informeren betreffende eventuele fusies vinden alle regelgeving daaromtrent terug in artikel AD 67 uit het huishoudelijk reglement.
  • 1 april: Start voor het invullen van de Basketbal Vlaanderen Give & Go vragenlijst. De vragenlijst wordt, net als de inlogcode en het wachtwoord, op voorhand opgestuurd naar de secretaris van de club. 
  • 15 april: Deadline voor het indienen van fusiedossiers voor clubs
  • 24 april: In principe is de deadline voor het wijzigen van een secretaris een kleine week voor die van voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester. De formulieren vindt u op de pagina van de nuttige documenten.
  • 30 april: Deadline voor wijzigingen van de andere bestuursleden zetten we  op 30 april.
  • 1 mei: Tenzij anders meegedeeld, is dit in principe de deadline voor het invullen van de Basketbal Vlaanderen Give & Go vragenlijst. Alle dossiers die na deze datum worden ingestuurd, worden niet meer behandeld. (Enkel clubs met een jeugdwerking kunnen deelnemen)
  • 1 mei: Start van de mutatieperiode. Spelers en leden die overstappen naar een nieuwe club, moeten de mutatieprocedure volledig doorlopen. Je moet hiervoor een ontslagbrief indienen bij het secretariaat van je huidige club. Dit moet via een aangetekende zendig gebeuren ten laatste op 31 mei. De postzegeldatum telt hierbij als bewijs. De nieuwe club van aansluiting dient het mutatieformulier eveneens vóór 31 mei per aangetekend schrijven en zonder omslag naar het Secretariaat-generaal verstuurd worden: Basketbal Vlaanderen , Ottergemsesteenweg Zuid 808 B bus 12. 
  • 1 mei: Deadline voor het inschrijven voor de landelijke competitie. Clubs kunnen hun ploegen inschrijven via SBO/Smart Client.
  • 15 mei: Deadline voor het inschrijven voor de provinciale competitie. Clubs kunnen hun ploegen inschrijven via SBO/Smart Client.
  • 31 mei: Einde van de mutatieperiode. Spelers en leden die overstappen naar een nieuwe club, moeten de mutatieprocedure volledig doorlopen. Je moet hiervoor een ontslagbrief indienen bij het secretariaat van je huidige club. Dit moet via een aangetekende zendig gebeuren ten laatste op deze datum (31 mei). De postzegeldatum telt hierbij als bewijs. De nieuwe club van aansluiting dient het mutatieformulier eveneens vóór 31 mei per aangetekend schrijven en zonder omslag naar het Secretariaat-generaal verstuurd worden: Basketbal Vlaanderen , Ottergemsesteenweg Zuid 808 B bus 12. De inkomende documenten worden zo snel mogelijk verwerkt en de goedgekeurde mutaties zullen dagelijks op de website van Basketbal Vlaanderen gepubliceerd worden. 
  • 15 juni: Deadline voor de samenstelling van het comité. Het document samenstelling comité kan u downloaden via Sportbeheer Online (smart cliënt-bestuursrapport). Hier kan u de handleiding terugvinden. Dit formulier dient ondertekend te worden door de vier leden die het volgend seizoen een functie uitoefenen en naar Basketbal Vlaanderen gestuurd te worden. 
  • 15 juni: Deadline voor het indienen van het formulier voor naamswijziging. Clubs die hun naam wensen te wijzigen, kunnen dit doen tot deze datum. De aanvraag dient te gebeuren door een brief met duidelijke vermelding van de naamswijziging én moet voorzien zijn van de handtekening van 2 van de 4 gerechtigde handtekeninghouders (AD 63). De datum van de poststempel geldt als bewijs.
  • 1 juli: Deadline voor het indienen van de spelerslijsten
  • 1 juli: Deadline voor het aanvragen van Technische Vergunningen. 
  • 1 juli: Deadline voor registratie van buitenlandse spelers
  • 15 september: Basketbal Vlaanderen communiceert aan de deelnemende clubs het bedrag dat ze verdiend hebben aan de hand van de ingevulde Give & Go vragenlijst. Vanaf de mededeling mogen de clubs de stavingsstukken van het corresponderende bedrag doorsturen via mail. 
  • 1 oktober: Deadline voor het indienen van de biddossiers voor Finales Beker van Vlaanderen, Talent Day, Finale Beker van België Dames en 3X3-tornooien. 
  • 20 december: Deadline voor het indienen van de stavingsstukken van de Basketbal Vlaanderen Give & Go