Basketbal Vlaanderen - Departement Competitie

Finales Beker van Vlaams-Brabant– Lastenboek 2018

Dit jaar vinden de finales van de Beker van Vlaams-Brabant plaats op 1 mei en het weekend van 5-6  mei 2018
De inrichting van de finales valt onder de verantwoordelijkheid van Basketbal Vlaanderen  bij monde van het Provinciaal Comité Vlaams-Brabant.
Daartoe zoekt zij samen te werken met een bij Basketbal Vlaanderen actieve club, verder “de organisator” genoemd.
Clubs die hun kandidatuur wensen te stellen voor de medeorganisatie moeten voldoen aan de bepalingen van onderstaand lastenboek.

A. ALGEMENE BEPALINGEN

1. BASISPRINCIPES

De finales van de Beker van Vlaams-Brabant omvatten zowel de jeugdfinales, halve finales heren en dames, als de finales voor seniors dames en heren die allen dienen plaats te vinden op één locatie binnen de provincie Vlaams-Brabant en tijdens het voorziene weekend. Onder weekend wordt begrepen dinsdag 1 mei, zaterdag 6 mei en zondag 7 mei  2018. (finale dagen).
De organisatie kan geen 2 jaar na elkaar toegewezen worden aan dezelfde club, tenzij er bij de afsluitingsdatum van de kandidatuurstelling geen andere kandidatuur ontvangen werd.
De toekenning van de organisatie is de exclusieve bevoegdheid van het Provinciaal Comité Vlaams-Brabant.
Indien op de voorziene datum van kandidatuurstelling echter geen enkele kandidatuur voorgedragen werd, zal het PC de finales op zich nemen, al dan niet in samenwerking met een club.
Bij toekenning van de organisatie aan een club dient deze er mee rekening te houden dat hiervoor een bedrag is verschuldigd dat berekend is op een gemiddelde van de bedragen die de vorige jaren werden geboden.
Voor de organisatie 2018 is dit bedrag vastgesteld op  € 3000.

2. PROCEDURE

De kandidatuurstelling van geïnteresseerde clubs gebeurt onder aangetekende omslag te richten aan:

Basketbal Vlaanderen vzw
Kandidatuurstelling organisatie Beker van Vlaams-Brabant
T.a.v.  De Heer Paul JANSSENS, secretaris PC Vlaams-Brabant
Corthoutslaan   42,
3212 Pellenberg


Deze omslag heeft als inhoud een gemotiveerde brief waarin de club benadrukt waarom zij aanspraak maakt  op  de toewijzing voor het inrichten van de finales. Deze criteria kunnen o.a. zijn – speciale gebeurtenis in het clubbestaan – aantal keren kandidaat geweest maar een te laag bod – geografische ligging van de club waar in het verleden nog geen finale heeft plaats gehad – viering van één of ander feit – eerste kandidatuurstelling -  ed.
De brief vermeldt eveneens de clubnaam en het stamnummer van de kandidaat-organisator.

De kandidatuur dient ten laatste op datum van 16 november 2017 op het vermeld adres van de heer JANSSENS Paul, per aangetekend schrijven, toe te komen.

De organisator houdt er rekening mee dat een voorschot van 25% van het gevraagde bedrag uiterlijk 31 maart 2018 op rekening 290-0504800-33 van Basketbal Vlaanderen moet gestort zijn. Het saldo moet, ten laatste op 30/05/2018, op dezelfde rekening gestort zijn.
Het PC behoudt zich het recht voor om een reserve kandidaat aan te duiden. Deze kan door het PC
als organisator worden ingeschakeld indien de toegewezen organisator zijn verplichtingen niet nakomt of indien, na een technische controle, blijkt dat de accommodatie niet voldoet aan de gestelde eisen.
Na toekenning van de organisatie volgt een werkvergadering met de organisator om vooraf alle onduidelijkheden en vragen of eventuele non-conformiteiten uit te klaren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een draaiboek met ondermeer enkele tips gebaseerd op de ervaringen uit vorige organisaties.


B. PRAKTISCHE BEPALINGEN

1. ACCOMMODATIE

Met accommodatie wordt bedoeld: de plaats waar de finales in de meest ruime zin van het woord plaatsvinden.
Het gaat hier om de locatie, het gebouw met zijn buitenfaciliteiten en toegangswegen.

MINIMUMVEREISTEN ZIJN:
  • Zaal gehomologeerd op basis van FIBA normen.
  • 4 kleedkamers voor deelnemende teams; twee voor de ploegen op het terrein, twee voor de zich voorbereidende ploegen. De kleedkamers moeten voorzien zijn van kapstokken, zitbanken/stoelen, tafel en afsluitbaar zijn.
  • 2 kleedkamers voor scheidsrechters en commissaris (3 stoelen tafel), afsluitbaar.
  • Lokaal voor het secretariaat Beker van Vlaams-Brabant wedstrijdadministratie, voorzien van tafels en stoelen. Bij voorkeur in de onmiddellijke omgeving van het terrein.
  • Vergaderlokaal voor 15 personen met internetverbinding.
  • Afzonderlijk lokaal voor dopingcontrole.
  • EHBO-lokaal. De bepalingen zoals vervat in VCD 245 dienen strikt nageleefd. Er dient ijs ter beschikking gehouden te worden van de deelnemers in de onmiddellijke omgeving van het terrein.
  • Ruimte voor infostand federatie.
  • Perstribune.
  • Ter beschikking stelling van de zaal op de dag vóór de manifestatie vanaf 17u00 en tijdens de manifestatie
  • Visibiliteitsmogelijkheden voor de commerciële partners van Basketbal Vlaanderen rondom het terrein, en aan de ingang van de sporthal.
  • Podium voor uitreiking van de trofeeën.
  • Voorbehouden parkingplaatsen voor het PC en zijn genodigden.

De organisator mag – voor zover toegelaten door de zaaleigenaar – bijkomende publiciteit plaatsen of voeren.
Deze mag echter in geen geval er aanleiding toe geven dat het publiek, Basketbal Vlaanderen of één van zijn commerciële partners enig nadeel hiervan zou kunnen ondervinden en is steeds onderworpen aan de expliciete toestemming van de secretaris-generaal van Basketbal Vlaanderen.
Door de organisator aangebrachte sponsors mogen niet conflicterend zijn met de commerciële partners van Basketbal Vlaanderen.

2. SPORTTECHNISCHE LOGISTIEKE VEREISTEN ZIJN:

  • Een terrein van 28m x 15m met een aangepaste sportvloer dat vooraf gecontroleerd zal worden voor zover dit tijdens het lopende of voorafgaande seizoen nog niet is gebeurd.
  • Een elektronisch scorebord en elektronische 24/14 apparatuur.
  • Een wedstrijdtafel met voldoende ruimte en stoelen en het gebruikelijke signalisatiemateriaal.
  • De aanwezigheid van technische assistentie die tijdens de wedstrijden snel en efficiënt kan ingrijpen.
  • De wedstrijdballen.
  • Reservemateriaal, eventueel mechanisch, om aan pannes die niet in korte tijd opgelost raken te verhelpen.

3. RANDLOGISTIEKE VEREISTEN ZIJN:

Een geluidsinstallatie met bediening, onder meer te gebruiken tijdens ploegvoorstelling en bekeruitreiking.
Een internetaansluiting in het wedstrijdsecretariaat en op de perstribune om een snelle informatiedoorstroming toe te laten
De nodige terreinvegers en materiaal.
Aanwezige (EHBO) hulpverleners tijdens de wedstrijden.


4. VERBRUIKSMATERIAAL

4.1 Water

De organisator voorziet in voldoende water voor zowel de deelnemende clubs als de scheidsrechters.
Drinkbekers of glazen moeten beschikbaar zijn aan de wedstrijdtafel.

4.2 Catering

De organisator voorziet per dag ’s middags een warme maaltijd plus drank en ‘s avonds een broodmaaltijd plus drank voor ( x –aantal ) personen (aantal door PC mee te delen).


5. TICKETS EN TICKETVERKOOP.

Het staat de organisator vrij inkomgeld te vragen. Deze inkomgelden zijn volledig ten gunste van de organiserende club. In voorkomend geval staat hij in voor de aankoop en verkoop van de tickets en verzorgt hij de controle op de personen die de zaal betreden. Alle eventuele extra taksen en verzekeringen zijn ten laste van de organisator.
Elke deelnemende ploeg zal telkens 16 vrijkaarten ontvangen.
Deze zijn voor de spelers, de technische staf, bestuur en andere. Extra personen dienen inkom te betalen.
Lidmaatschapskaarten en scheidsrechterkaarten geven recht op gratis toegang zoals bepaald in het huishoudelijk reglement van de VBL (respectievelijk art 50 en art 212)
Houders van een perskaart evenals de genodigden van Basketbal Vlaanderen verkrijgen eveneens gratis toegang.
De maximumprijs per toegangskaart is vastgelegd op 7 euro per dag.
Kinderen tot en met 12 jaar hebben gratis toegang.
Een “combiticket” kan eventueel voorzien worden aan de prijs van 10€ voor het ganse weekend.
Deze prijzen zijn maximumprijzen, het staat de organisator vrij om een lagere prijs te vragen.
De toegang voor het peanuts tornooi ,dat in het finaleweekend ingepland wordt, is evenwel gratis.
Aan het PC zullen er op voorhand een aantal toegangskaarten ter beschikking worden gesteld (aantal te bepalen ) om te verdelen aan genodigden.

6. PERSONEEL – VRIJWILLIGERS.

6.1. Het Provinciaal Comité

Zal – via de bevoegde instanties – instaan voor de aanduiding van de scheidsrechters en voor het bemannen van het wedstrijdsecretariaat.
In geen geval kan personeel-vrijwilligers van Basketbal Vlaanderen ingeschakeld worden voor taken, die volgens dit lastenboek onder de verantwoordelijkheid van de organisator vallen.
Het PC zal de kosten van de scheidsrechters ten laste nemen.
De trofeeën worden geleverd door Basketbal Vlaanderen.

6.2. De organisator

6.2.1. Eigen medewerkers.

Een voldoende aantal personen voorzien, nodig om op een kwalitatieve manier te voldoen aan alle vereisten van het lastenboek en de praktische organisatie van de finales.

6.2.2. Scheidsrechters.

De begeleiding, ontvangst van de scheidsrechters en wedstrijdcommissarissen is volledig ten laste van de organisator.

6.2.3. Wedstrijdtafel

De organisator stelt voor iedere wedstrijd drie personen ter beschikking. Deze staan in voor de bediening van het scorebord, de 24/14-seconden apparatuur en het invullen van het wedstrijdblad tijdens de wedstrijden, met uitzondering van de finalewedstrijd(en) waar hij als club eventueel zou aan deelnemen.
Het PC kan voor de finalewedstrijden dames en heren een onafhankelijke tafelbemanning samenstellen, waarvan de kosten ten laste vallen van de organisator.

7. OVERIGE BEPALINGEN

Elke overige bepaling die niet in dit lastenboek voorzien is of strijdig is met de geest van de inrichting, kan door het PC geweigerd worden.
Als voorbeeld (en niet beperkend): de organisator kan geen verbod instellen op het maken van foto’s of video’s door eender welke bezoeker aan de finales.
Door in te schrijven verklaren de clubs zich akkoord met dit lastenboek.

Het bekerweekend is beschermd, wat wil zeggen dat er geen toelating zal gegeven worden om andere wedstrijden in de provincie Vlaams-Brabant in te richten.

8. INLICHTINGEN

Bij eventuele vragen tot verduidelijking wordt de voorzitter of de secretaris van het PC gecontacteerd

Paul JANSSENS        Paul BROECKX
Secretaris PC                     Voorzitter PC